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Catégorie : Actualités métiers

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🎄 Les services généraux sous le sapin🎄

accepter ou refuser un cadeau aux services généraux
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🎄 Loi Sapin II et cadeaux de Noël en entreprise : les services généraux sous le sapin 🎄

accepter ou refuser un cadeau aux services généraux

Les fêtes de fin d’année sont un moment propice aux échanges et à la convivialité en entreprise. Mais elles apportent aussi leur lot de défis éthiques, en particulier pour les responsables des services généraux et du facility management.

🎁 Comment gérer les cadeaux reçus ou offerts dans un cadre professionnel, tout en respectant la loi Sapin II ? Voici un guide pratique pour rester irréprochable et protéger l’intégrité de l’entreprise. 

 

Pourquoi la loi Sapin II concerne les services généraux et le facility management ?

Les responsables des services généraux sont au cœur des relations fournisseurs. Qu’il s’agisse de négocier un contrat de nettoyage, d’entretenir les locaux ou d’aménager les espaces de travail, ces métiers gèrent des budgets importants et collaborent avec de nombreux prestataires. Cette position centrale en fait des cibles potentielles pour les pratiques contraires à l’éthique, comme la corruption ou le trafic d’influence.

La loi Sapin II impose une vigilance accrue pour éviter tout abus, notamment via des codes de conduite anti-corruption. Chez FabWorkplace, nous appliquons ces principes avec rigueur pour garantir des relations professionnelles transparentes et éthiques.

Les cadeaux en entreprise : quelles règles appliquer ?

Les cadeaux sont courants dans le cadre professionnel, surtout à Noël. Pourtant, ils ne doivent jamais compromettre l’impartialité ou l’intégrité des décisions. Voici des règles simples et concrètes de code de conduite :

  • Cadeaux de moins de 30 € : acceptés sans formalité.
  • Cadeaux entre 30 € et 150 € : signalement à la hiérarchie et/ou au dispositif d’alerte anticorruption qui prendra la décision.
  • Cadeaux de plus de 150 € : refusés systématiquement et signalement à la hiérarchie et/ou au dispositif d’alerte anticorruption

Ces seuils garantissent une gestion équilibrée : accepter des cadeaux symboliques favorise des relations conviviales, tandis que refuser les présents plus coûteux protège contre tout risque de conflit d’intérêts.

Exemple concret  🍾 🍫

Un fournisseur vous offre une bouteille de champagne d’une valeur estimée à 180 €. Vous devez la refuser poliment et informer votre référent anticorruption. En revanche, un assortiment de chocolats pour l’équipe est tout à fait acceptable.

Facility management et éthique : la vigilance au quotidien

Le facility management, en tant que métier de coordination de multiples prestations (entretien, sécurité, aménagement, etc.), est particulièrement exposé aux tentations et risques de corruption. Voici comment intégrer des pratiques éthiques dans votre gestion quotidienne :

  1. Sensibiliser les équipes aux risques de corruption

Les responsables des services généraux doivent former leurs collaborateurs pour identifier les comportements à risque. Des sessions régulières sur la loi Sapin II et des simulations de situations à risque peuvent les aider à mieux comprendre les enjeux.

  1. Mettre en place un processus transparent

Chaque achat ou collaboration avec un prestataire doit être documenté, avec un suivi des critères de choix (prix, qualité, délais). Cela limite les zones d’ombre et protège les décisions prises.

  1. Encourager les cadeaux collectifs

Un prestataire peut souhaiter remercier une équipe pour son travail. Plutôt que d’accepter un cadeau individuel, privilégiez des gestes collectifs comme des chocolats ou une galette des rois. Cela renforce l’esprit d’équipe tout en restant dans un cadre éthique.

Noël, une période idéale pour valoriser les bonnes pratiques 🎄

Noël est une période festive, mais aussi un moment pour renforcer les liens professionnels. En respectant les règles éthiques, vous montrez l’exemple et valorisez votre environnement de travail.

Un environnement de travail exemplaire

Les cadeaux doivent rester un outil de convivialité, et non un levier d’influence. Cette rigueur contribue à construire un environnement de travail où règnent transparence et respect des valeurs d’entreprise.

Le rôle central des services généraux

Les responsables des services généraux, véritables chefs d’orchestre de l’entreprise, jouent un rôle crucial dans la diffusion de ces bonnes pratiques. Ils garantissent que chaque décision reflète l’intérêt collectif, sans compromis sur l’intégrité.

Ce que dit la loi Sapin II : un rappel essentiel

Pour mémoire, la loi Sapin II impose à toutes les entreprises de plus de 500 salariés (ou réalisant plus de 100 millions d’euros de chiffre d’affaires) d’adopter un dispositif de prévention de la corruption. Mais au-delà des obligations légales, ces pratiques doivent être adoptées par toutes les entreprises, quelle que soit leur taille.

En conclusion : un sapin de Noël éthique et bien décoré !

La loi Sapin (du nom de M. Michel Sapin, bien sûr 😉) et les sapins de Noël partagent un point commun : ils doivent être bien décorés, mais sans excès ni déséquilibre. En respectant les règles éthiques, les entreprises assurent un environnement de travail sain et protègent leur réputation

À FabWorkplace, nous allons au-delà des exigences réglementaires pour garantir un cadre de travail éthique et transparent. 

dilemme au bureau devant les cadeaux
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Sobriété énergétique : un souffle nouveau pour l’environnement de travail

Sobriété énergétique et qualité de l'air
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Sobriété énergétique : un souffle nouveau pour l'environnement de travail 🌍💼

Aujourd’hui, c’est la Journée de la qualité de l’air ! Chez FabWorkplace, on ne fait pas que respirer un air plus pur, on contribue aussi à le rendre meilleur grâce à notre charte de la sobriété énergétique en entreprise, rédigée par nos équipes de choc. Vous voulez savoir comment les services généraux peuvent aider à transformer l’environnement de travail en un espace plus sobre et plus sain ? On vous dit tout !

Pourquoi la sobriété énergétique ? 🔌💡

Diminuer notre consommation d’énergie, ce n’est pas juste une affaire de facture d’électricité. C’est un geste essentiel pour la planète, mais aussi pour la qualité de l’air que nous respirons au quotidien.

En entreprise, les équipes de services généraux ont un rôle clé à jouer pour piloter ces actions concrètes. Et on ne parle pas de changer toute la flotte de véhicules du jour au lendemain (quoique, pourquoi pas ?), mais de petites actions qui ont de grands impacts.

Sobriété énergétique = meilleure qualité de l'air 🌬️

Saviez-vous que réduire la consommation énergétique, c’est aussi réduire les émissions polluantes ? Moins de chauffage à fond, moins de gadgets en veille, c’est moins de CO2 et autres gaz qui viennent ternir la qualité de l’air.

En optimisant l’environnement de travail, on peut donc littéralement respirer mieux !

Les services généraux à la manœuvre : des actions concrètes 🚶‍♀️🚴‍♂️

Les services généraux sont les vrais magiciens de la sobriété énergétique au sein de l’entreprise. Voici quelques idées simples et percutantes pour alléger la facture tout en améliorant la qualité de l’air :

  • Baisser la température de 2°C 🌡️ : Vous croyez que 2°C de moins au thermostat, ça ne change rien ? Détrompez-vous ! En réduisant un peu le chauffage, on diminue les émissions et on améliore le confort de travail (exit les coups de chaleur dans les salles de réunion).
  • Éclairage intelligent 💡 : Un détecteur de mouvement, et hop, fini les bureaux éclairés pour rien la nuit. Les équipes des services généraux peuvent mettre en place des systèmes d’éclairage qui s’adaptent aux usages. Efficace, simple, et bon pour la planète !
  • Allonger la durée de vie du matériel informatique 🖥️ : Saviez-vous que 80 % de l’impact écologique du numérique vient de la production des équipements ? En prolongeant la vie des ordinateurs et téléphones, on réduit drastiquement les émissions liées à leur production.
  • Promouvoir des déplacements plus doux 🚴‍♂️ : Encourager les trajets à vélo ou en transports en commun réduit non seulement les coûts, mais aussi les émissions de CO2. Pourquoi ne pas envisager un partenariat avec un service de vélos partagés pour vos collaborateurs ?

Et si on allait plus loin ? 🚀

La sobriété énergétique n’est pas une affaire d’une seule journée. Elle doit devenir un réflexe au quotidien, surtout dans un environnement de travail en pleine transformation. Les services généraux peuvent jouer un rôle crucial en sensibilisant et en formant les collaborateurs aux gestes simples qui, mis bout à bout, changent la donne.

Chez FabWorkplace, nous avons fait de la sobriété énergétique une priorité. Non seulement cela allège nos factures, mais surtout, cela fait respirer notre planète un peu mieux chaque jour. Parce que, finalement, la meilleure énergie, c’est celle qu’on ne consomme pas ! 😄

3 gestes simples pour la sobriété carbone en entreprise
privilégier marche ou vélo pour les trajets courts
réduire la température en hiver pour baisser son empreinte carbone
utiliser plus longtemps son matériel numérique pour limiter son empreinte carbone en entreprise
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Du bâtiment à l’occupant : Comprendre les différences entre Property et Facility Management

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Du bâtiment à l'occupant : Comprendre les différences entre Property et Facility Management

Le Property Management et le Facility Management répondent à des besoins distincts dans la gestion des bâtiments tertiaires.

Le Property Manager se concentre principalement sur la gestion des actifs immobiliers. Le principal objectif du Property Management est de maximiser la valeur de l’actif immobilier tout en garantissant un retour sur investissement optimal pour les propriétaires.

Les Facility Managers sont eux davantage orientés vers la gestion des services et des sujets techniques au sein des bâtiments. Cela englobe la maintenance des équipements, la gestion de la sécurité ou encore le nettoyage pour assurer le confort des occupants. Le Facility Manager assure un environnement de travail agréable pour les utilisateurs des bâtiments.

Ce sont deux approches bien distinctes. Elles sont le plus souvent complémentaires. Comprendre les spécificités de chacune permet de mieux les appliquer selon les besoins de gestion immobilière.

Quel est le rôle du Property Manager ?

Le Property Management englobe un ensemble de fonctions variées dont :

  • la gestion des actifs immobiliers : Les property managers sont responsables de la gestion quotidienne des propriétés. Cela comprend les assurances et la gestion des sinistres, l’entretien général du bâtiment, les travaux importants qui touchent la structure du bâtiment (isolation, chauffage, CVC, ascenseurs par exemple) et la maintenance des bâtiments. Son principal objectif est de maintenir ou augmenter leur valeur.
  • Renforcer les relations entre les propriétaires et les occupants : Les gestionnaires immobiliers agissent comme intermédiaires. Ils s’assurent que les besoins et les attentes des deux parties sont satisfaits.
  • La maîtrise des aspects financiers et juridiques : Cela implique la collecte des loyers, le suivi des paiements, la gestion des budgets et la préparation des rapports financiers. Ils doivent également veiller à ce que les propriétés soient conformes aux réglementations locales et nationales.

Ces fonctions permettent de garantir la rentabilité et la pérennité des actifs immobiliers. Cela permet également d’assurer un service de qualité aux occupants.

Quelles sont les fonctions des Facility Managers ?

Le Facility Manager se concentre sur la gestion des installations et des hard et soft services. Il assure le bon fonctionnement des bâtiments et le bien-être de leurs occupants. Voici les principales responsabilités des facility managers :

  • la gestion des services généraux : Les facility managers coordonnent des services tels que l’entretien ménager, la gestion des déchets et les services de courrier. 
  • la maintenance et la sécurité : le facility manager effectue une maintenance préventive et corrective. Cela inclut la planification et l’exécution des programmes de maintenance. Ils s’assurent que toutes les infrastructures, comme les systèmes de chauffage, de ventilation et de climatisation (CVC), fonctionnent efficacement. Il veille au respect des normes de sécurité au sein des bâtiments.
  • le maintien du bien-être des occupants : Le facility manager travaille à la création d’un environnement de travail confortable et ergonomique et à l’approvisionnement quotidien des espaces communs, notamment de la cafétéria. L’objectif est d’améliorer la productivité et la satisfaction des employés. 

Property et Facility Management : Quelles sont les différences ?

Ces deux métiers sont souvent confondus. Ils ont pourtant des objectifs et des domaines de compétence distincts.

Le Property Management vise principalement à maximiser la valeur des actifs immobiliers quand le facility manager se concentre sur la gestion efficace des services. Le premier assure une rentabilité optimale des investissements pour les propriétaires quand le second s’occupe du bon fonctionnement des bâtiments et du bien-être des occupants.

Les compétences en Property Management incluent la gestion des locations, l’entretien des bâtiments, la comptabilité immobilière et la conformité aux réglementations. Ces gestionnaires immobiliers doivent avoir une compréhension approfondie du marché immobilier et de son évolution.

Les compétences en Facility Management se concentrent sur la gestion des services aux occupants, la maintenance des équipements, la sécurité et la planification des espaces. Les gestionnaires de services doivent être experts en gestion des bâtiments et en optimisation des environnements de travail.

Ces distinctions montrent qu’ils sont complémentaires. Ils ont des rôles distincts qui nécessitent des compétences et des approches spécifiques.

Comment choisir entre Property et Facility Management ?

Le Property Management et le Facility Management ne sont pas des options mutuellement exclusives. Ils ont des rôles différents, mais complémentaires. Chacun apporte une valeur unique à la gestion des biens immobiliers et des infrastructures. Cette complémentarité crée une synergie bénéfique pour les propriétaires et les occupants permettant :

  • une optimisation des coûts et des ressources : Le Property Manager se concentre sur l’optimisation des revenus locatifs et de l’exploitation du bâtiment à moindre coût. Le Facility Manager veille lui à ce que les ressources utilisées dans les bâtiments soient bien gérées. Ils peuvent ensemble identifier des opportunités pour réduire les coûts et améliorer l’efficacité opérationnelle.
  • l’amélioration de l’expérience des occupants : Le Property Manager s’assure que les locataires sont satisfaits de leurs contrats et des conditions de location, lorsque le Facility Manager crée des espaces de travail confortable et fonctionnel. Cette coopération améliore globalement la satisfaction des occupants.
  • une gestion proactive des risques : La collaboration entre le Property Manager et le Facility Manager permet d’élaborer des plans de gestion des risques efficaces.

Les expertises se rejoignent sur la gestion technique du bâtiment et sur la maintenance, le Property Manager s’occupant des bâtiments pour le propriétaire et le Facility Manager pour le locataire.

En combinant les compétences et les responsabilités du Property et du Facility Manager, les organisations peuvent obtenir une gestion des espaces plus efficace et un environnement de travail amélioré.

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Services généraux, facility management ou office management ?

services généraux
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Facility manager, building manager, office manager ou responsable des services généraux ?

services généraux - le nettoyage des vitres

A chaque fois que nous postons une offre d’emploi, nous choisissons un de ces termes. Les différences sont subtiles, et les titres dépendent parfois de l’histoire et de l’origine de la société…. Petite revue des missions généralement attribuées à l’un ou l’autre de ces titres.

Responsable des services généraux

Les responsables de services généraux jouent un rôle crucial dans les entreprises en assurant que les environnements de travail sont efficaces, sûrs et agréables pour les employés et les visiteurs.

On a peu conscience de ce rôle quand tout va bien. Il prend de la visibilité en cas d’incident, de déménagement / réaménagement, de transformation des bureaux en flex office, ou encore quand il s’agit de rendre l’espace de travail plus confortable et accueillant pour donner envie aux salariés de venir au bureau.

Leurs missions sont souvent très larges : hard facilities (immobilier et bâtiment), soft facilities (services aux occupants) et gestion de parcs (véhicules, téléphones, copieurs, ordinateurs).

Dans le détail, le responsable des services généraux s’occupe donc du suivi des baux, des accès au bâtiment et systèmes de sécurité, des contrôles réglementaires sur le bâtiment, des maintenances et réparations, du chauffage, de la climatisation, de l’électricité, de la plomberie, de la serrurerie, des équipements visio et audio des salles de réunions, des travaux et aménagements de locaux, des déménagements internes et externes, de l’archivage, de l’hygiène et de la propreté, de l’accueil, des espaces de restauration et cafétéria, des courriers et colis, des achats de fournitures et consommables et des différents parcs cités plus haut : flotte auto, téléphonie, copieurs, ordinateurs.

On lui confie également souvent une partie des missions d’onboarding et offboarding, ainsi que la gestion des événements internes. La partie « voyages et déplacements » est aussi régulièrement portée par le responsable des services généraux.

C’est énorme et souvent une personne n’y suffit pas ! En fonction de la taille de l’organisation, de ses locaux, du parc de véhicules et du niveau de service interne demandé, l’équipe services généraux sera plus ou moins grande, et inclura des internes ou des prestataires (propreté, accueil, sécurité, entretien technique, factotum) qu’il est chargé de piloter.

En fonction des organisations, la sécurité incendie et le DUERP sont gérés par les services généraux ou par le responsable Santé et Sécurité au Travail ou par les Ressources Humaines. Le plus souvent, ces 3 parties collaborent sur les sujets de sécurité.

Responsable des moyens généraux

Le responsable des moyens généraux a exactement les mêmes missions que le responsable des services généraux, c’est un titre qui est plus utilisé dans l’industrie, la logistique et les organisations publiques.

Dans toutes ces fonctions, on établit et on suit son budget « services généraux » ou « facilities », cela va sans dire ! On a rarement le chéquier ouvert, dans la très grande majorité des cas, l’objectif est d’optimiser les dépenses 😊

Facility manager

Selon les entreprises, c’est la traduction anglo-saxonne du titre de « responsable des services généraux » ou la personne en charge des missions de « hard facilities ».

Le Facility Manager est donc également une personne aux multiples expertises techniques et aux compétences larges, avec un excellent sens du service, du pragmatisme, de l’apport de solutions et un bon niveau de communication pour aplanir les difficultés du quotidien !

 

Office Manager

L’Office Manager s’occupe de la gestion administrative et logistique d’un bureau. Cela inclut le support aux Ressources Humaines, à la Direction Financière et tous les aspects liés au bureau, aux services généraux, à l’organisation d’événements, etc.

La mission est très large ! Pour que cela tienne dans un emploi du temps à peu près normal, il s’agit souvent d’entreprises de plus petite taille, qui concentrent en un seul poste une grande partie des services support. Dans une plus grande entreprise, les missions de l’office manager peuvent être focalisées sur l’administratif RH et les services aux occupants.

Building manager

Le Building Manager est souvent rattaché à l’Asset Manager, le gestionnaire d’actif : ses missions sont dirigées vers le bâtiment beaucoup plus que vers ses occupants. On le trouve plutôt dans les équipes des propriétaires de bâtiments que chez les locataires.

 

Le Building Manager se concentre sur la gestion quotidienne d’un bâtiment ou d’un ensemble de bâtiments. Il supervise l’entretien, les réparations, et s’assure de la conformité des installations avec les normes de sécurité.

Chargé des Services Généraux ou Gestionnaire des services généraux

Souvent sous la direction d’un responsable des services généraux, le chargé des services généraux s’occupe des tâches opérationnelles liées à la gestion des services généraux : maintenance, commande de fournitures, gestion des badges, gestion du courrier etc. Il partage son temps entre les services aux occupants et le bon fonctionnement ou entretien du bâtiment. C’est grâce à lui qu’il y a toujours du café à la machine à café !

Son rôle est plus opérationnel et moins stratégique que celui d’un responsable des services généraux. En général, il contribue par son expérience à la négociation des contrats ou à l’élaboration des appels d’offres, mais n’est pas en responsabilité de la négociation.

services généraux - accueil

Responsable de flotte auto

Quand la flotte auto dépasse plusieurs centaines de véhicules et selon les usages et l’autonomie des conducteurs, il est souvent nécessaire d’avoir un responsable de flotte auto.

Ce responsable gère la flotte de véhicules de l’entreprise. Il s’occupe de l’achat, de l’entretien, de la location, et de la gestion des coûts associés aux véhicules.

En fonction de sa séniorité, il aura en charge la Car Policy, la négociation des achats de véhicules (en LDD location longue durée ou propriété), la stratégie de verdissement ou l’électrification de la flotte, la mise en place des infrastructures de charge, la négociation des assurances, la mise en place des outils de gestion de flotte.

Spécialisé dans la gestion des véhicules, ce rôle est distinct des autres postes qui se concentrent sur les bâtiments et les services généraux. De plus en plus, son poste est élargi à la mobilité au sens large avec les services d’autopartage, les flottes de vélos et solutions associées.

Profil le plus souvent rencontré : une personne qui aime les voitures, a excel pour meilleur ami et qui sait faire preuve de pédagogie et d’un subtil mélange souplesse/fermeté avec les conducteurs.

Gestionnaire de flotte

Le gestionnaire de flotte gère également la flotte de véhicules de l’entreprise. Au quotidien, il s’occupe de la relation avec les conducteurs, des remises et restitutions de véhicules, de l’entretien et des réparations, des cartes essence et cartes de rechargement, des cartes vertes, des badges de parking, des télépéages et des contraventions.

Il n’a pas la responsabilité des négociations avec les loueurs ou de la définition de la car Policy. Selon la taille de la flotte de véhicules, il dépend d’un responsable de la flotte automobile, d’un responsable des services généraux ou directement d’un responsable financier car les budgets en jeu sont souvent très importants !

Comme le responsable de flotte auto, il est familier des voitures et d’excel et les relations avec les conducteurs font partie de son quotidien.

services généraux salle de réunion

Responsable de l’environnement de travail

Nous aimons bien ce titre et cette façon de voir le métier : choyer l’environnement de travail ! Les missions sont exactement les mêmes que celles du responsable des services généraux, elles sont larges et peuvent aussi englober la gestion de la mobilité.

Cette façon de nommer le poste montre soit une attention particulière au bien-être des employés et à l’amélioration de leur expérience de travail, soit l’écoute du marché sur la modernisation des titres 😊

Workplace Partner

C’est notre coquetterie chez FabWorkplace : notre équipe est composée de « Workplace Partners ». Ils ont tous en commun leur sens du service et la volonté d’améliorer le quotidien des équipes et l’environnement de travail 😊. L’anglais fait plus moderne (en ce moment, ça changera peut-être !) et nous pourrions le traduire par « partenaire de votre environnement de travail ».

Leurs missions sont variées, en fonction de leur expérience et de leur profil, ils travaillent en tant que « responsable «  ou « chargé de ». Ils ont quasiment tous une expérience large des métiers de l’environnement de travail décrits ci-dessus :  services généraux et flotte automobile.

Nos Workplace Partners sont concernés par le développement durable et nous partageons la Charte de la sobriété énergétique qu’ils ont mise au point pour partager leurs bonnes pratiques au sein de l’équipe et à l’extérieur !

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La végétalisation des bureaux, un investissement bien-être

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Végétalisation des bureaux :
entretenez vos plantes pour gagner en productivité

La végétalisation des bureaux augmente notre productivité de 15% et stimule notre créativité. L’entretien des plantes ne doit donc pas être oublié. Qui s’en occupe ?

L'impact positif des plantes sur le bien-être et la productivité

Nous découvrons progressivement le pouvoir des plantes sur nos comportements. Une étude américaine sur la psychologie environnementale publiée en 2014 a montré que la végétalisation des bureaux augmente notre productivité de 15% et stimule notre créativité. Elle contribue également à réduire le stress et favorise la collaboration.

Après les confinements et longues périodes de télétravail, les plantes jouent un rôle essentiel dans l’aménagement des espaces de travail non seulement pour favoriser la présence dans les bureaux, mais aussi pour créer un lieu engageant et propice aux échanges.

Au-delà du choix et de la disposition des plantes, la végétalisation est un budget à ne pas négliger et nécessite un entretien permanent. Qui s’en occupe ? Quelles sont les solutions pour assurer le soin des plantes sans alourdir le quotidien de chacun ?

FabWorkplace s’est intéressé à ces problématiques et apporte ses solutions.

Une plante, un budget

Le coût lié à la végétalisation d’un espace de bureaux de 1 000m² peut varier considérablement en fonction du type de solutions retenues (plantations en pots, murs végétaux, jardins d’intérieurs, etc.), des plantes utilisées et de la nécessité ou non d’un système d’irrigation.

Quelques chiffres pour se faire une idée :

Plantes en pot

Plantes en pot

Le coût peut varier de 50 à 200 euros par m², selon le type, la taille des plantes et les pots souhaités.

Mur végétal

Murs végétaux

Le coût d’installation d’un mur végétal varie de 500 à 2 000 euros par m² selon la complexité du système et le type de plantes.

Jardin d'extérieur

Jardins d'extérieur

Compter 200 à 800 euros par m² en fonction des matériaux utilisés, des plantes et de la difficulté d’installation.

Systèmes d'arrosage

Systèmes d'arrosage

Compter 50 à 200 euros par m² pour un système d’irrigation correct.

 

Le défi de l'entretien : un travail d'équipe

Une plante c’est aussi une responsabilité. Arroser, enlever les feuilles mortes, couper les fleurs fanées, tailler les branches abîmées, rempoter… Autant dire que si personne ne s’en occupe, les plantes ne feront pas long feu.

Quelles sont les solutions pour avoir des plantes bien entretenues ?

Les passionnés de plantes

La première est de faire appel aux passionnés de plantes au sein de votre équipe qui seraient heureux de prendre en charge leur entretien. Ce sera un moyen de reconnaître et valoriser une passion tout en améliorant l’environnement de travail.

Le comité vert

Si l’idée de concentrer cette tâche sur une seule personne ne séduit pas, une autre solution serait de créer une équipe responsable des plantes.

Une telle démarche renforcera l’esprit d’équipe et le sentiment de contribution à un environnement de travail agréable pour tous.

Comité vert

Des étiquettes pour faciliter l’entretien

Pour faciliter la tâche de ces jardiniers en herbe et sensibiliser le plus grand nombre, FabWorkplace vous conseille d’utiliser pour chaque plante des étiquettes à planter avec les informations telles que le type de plante, les besoins en eau et la date du dernier arrosage.

Et si personne ne veut s’en occuper ?

Il y a bien sûr des professionnels qui entretiennent les plantes d’intérieur et d’extérieur. Le coût varie en fonction du nombre et du type de plantes, de la fréquence d’entretien, et de la localisation géographique. Certains services proposent des contrats d’entretien mensuels ou annuels qui couvrent une variété de soins y compris l’arrosage, le rempotage, la fertilisation et le remplacement des plantes malades. 

Pour un espace de 1 000 m² avec une végétalisation modérée, les tarifs horaires pour l’entretien des plantes de bureau peuvent varier de 25 à 75 euros en fonction du niveau de spécialisation et des services proposés.

Si vous souhaitez connaître les professionnels de la végétalisation de bureau avec qui nous travaillons, n’hésitez pas à nous contacter : contact@fabworkplace.com

La végétalisation des bureaux : les clés du succès

Enfin, la végétalisation des bureaux ne se résume pas à une simple tendance esthétique ou à un caprice décoratif. C’est un investissement sérieux qui peut apporter des bénéfices considérables en termes de bien-être et de productivité. Mais pour que cette initiative soit un succès, elle doit être soigneusement planifiée et gérée.

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Limiter les TMS (troubles musculosquelettiques)

risque de TMS devant un ordinateur
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Quelques gestes simples pour faire reculer les TMS au bureau

 

 

Vos collaborateurs font partie de ceux qui passent 7 à 9 heures par jour devant leur écran d’ordinateur ?

risque de TMS devant un ordinateur

Les fameux TMS

Alors vous avez sans doute déjà entendu parler des troubles musculosquelettiques, les fameux TMS.

Et si votre entreprise est adepte du flex office et des ordinateurs portables, ces trois lettres pourraient devenir un vrai problème. Et vos salariés en avoir rapidement… plein le dos.

Retour rapide sur ce que sont ces TMS, leurs conséquences pour l’efficacité des entreprises, avant de faire un focus sur le mal du siècle qu’est le mal de dos avec les conseils d’une spécialiste pour vous aider à l’éviter.

Les TMS à l’origine de 4 maladies professionnelles reconnues sur 5

Les TMS sont des atteintes qui peuvent concerner les muscles, les tendons, les nerfs, les ligaments et les vaisseaux sanguins.

Selon l’INRS, l’institut National de Recherche et de Sécurité, en 2021, les TMS sont à l’origine de plus de 4 maladies professionnelles reconnues sur 5.

Ils se caractérisent par une gêne ou des douleurs dans les mouvements, par une perte de force, de souplesse, ou par des engourdissements.

Fatigue, gêne légère ou douleur plus ou moins importante en sont des formes précoces.

Peuvent suivre des difficultés à réaliser son travail avec, dans certains cas, arrêts de travail voire handicap temporaire ou durable.

Le fléau du mal de dos en entreprise

Vous avez certainement déjà entendu parler des lombalgies, l’appellation médicale du mal de dos. Elles touchent les muscles, les ligaments et les nerfs qui entourent la colonne vertébrale et sont caractérisées par des douleurs localisées et résultent généralement d’un effort excessif, d’un faux mouvement, ou de mauvaises habitudes… Bureaux trop bas, chaises trop hautes ou postures inadaptées favorisent les lombalgies. Et la moindre douleur peut mettre vos collaborateurs en difficulté, et vous aussi par la même occasion. Surtout lorsqu’on sait qu’en 2022 le mal de dos a entraîné des arrêts d’une durée moyenne de deux mois.

Mouvement et bonne posture, les clés de la QVCT et de la bonne santé

Alors, comment lutter contre ce mal qui fait chuter la productivité de votre entreprise ?

Pour trouver des réponses, nous avons eu le même réflexe que lorsque nous nous bloquons le dos : contacter un ostéo.

Cindy Lopez, ostéopathe en région parisienne, a eu la gentillesse de nous livrer ses secrets.

BOUGER

bouger au bureau pour éviter les TMS

Son premier conseil est presque contre intuitif. Pour éviter douleurs et tensions dorsales il faut… bouger.

« Le manque d’activité physique et la sédentarité sont la première cause du mal de dos », prévient la spécialiste.

Ce sujet de société dépasse largement le cadre de l’entreprise mais l’employeur peut prendre des mesures, à son échelle, pour inciter ses salariés à ne pas rester assis toute la journée sur leur siège. 

Cela va de l’installation d’une machine à café dans un espace dédié pour encourager les déplacements à une organisation des bureaux favorisant la station debout : réunions sans chaise, mise à disposition de bureaux hauts, ou encore des formations, informations, interventions dans l’entreprise pour inciter les collaborateurs à adopter les bons gestes etc.

« Proposer aux salariés qui le souhaitent de travailler sur des ballons de rééducation, ces gros ballons gonflables qui permettent de travailler la musculature profonde du dos, ou, au moins, leur dire qu’ils peuvent amener le leur au bureau », estime Cindy Lopez.

LE BON MATERIEL

D’autres solutions simples et peu coûteuses existent.

« Utiliser un repose pieds permet d’avoir les pieds bien au sol et d’éviter le dos arrondi », conseille l’ostéopathe.

« Il existe aussi des coussins d’air à poser sur l’assise qui maintiennent et musclent le dos ». Autant d’objets peu coûteux qui pourraient être mis à disposition des salariés.

Peut-être à l’occasion d’une formation aux bonnes pratiques pour préserver son dos ? « Les ostéopathes interviennent de plus en plus dans les entreprises », constate Cindy Lopez.

Au-delà du cas du mal de dos, de nombreux TMS pourraient être réduits voire évités grâce à l’application de conseils simples.

Pour prévenir les douleurs au cou et préserver ses cervicales, l’ostéopathe recommande ainsi de privilégier le casque audio au combiné téléphonique coincé entre l’épaule et l’oreille.

Positionner son écran à la bonne hauteur et bien en face soulage énormément les cervicales.

En cas de geste répétitifs, changer si possible de temps en temps la place du matériel.

éviter les TMS au bureau avec des gestes simples

POSTURE DEVANT LE BUREAU

POSITION ASSISE

Hauteur du fauteuil : les pieds sont positionnés à plat sur un repose pieds, le genou fait un angle de 90-110°.

Le bureau : à hauteur de coudes.

Les accoudoirs : juste en dessous du plateau du bureau.

Le dossier du fauteuil doit être mobile et réglé entre 90 et 120°.

Le haut de l’écran doit être à la hauteur des yeux.

L’écran doit être positionné à une distance minimale d’une longueur de bras.

TRAVAILLER ALIGNE

Déposer les documents, tablette ou smartphone en ligne avec l’écran sur un plan légèrement incliné pour pouvoir lire sans courber le cou.

AVEC PLUSIEURS ECRANS

Placer l’écran le plus utilisé face à soi.

Si les 2 écrans sont utilisés à la même fréquence, placez les 2 écrans centralement devant soi.

la bonne posture au bureau pour éviter les TMS

Et enfin, un dernier conseil, si vous rentrez chez vous en portant votre sacoche d’ordinateur portable dans votre main droite, la prochaine fois, pensez au sac à dos ou au minimum, changez de main régulièrement !  😉

Quelques bonnes pratiques d'un coup d'oeil

  • Faire des pauses et bouger (en s’étirant, en prenant l’escalier plutôt que l’ascenseur etc.)
  • Varier les positions
  • Utiliser un bureau et/ou une chaise de bureau réglables et un repose pieds
  • Faire reposer ses avant-bras sur son bureau
  • Découvrir quelques bonnes pratiques et bons mouvements sur le site de Yogist 
  • Rire !
  • Télétravailler dans son canapé (abonnement chez l’ostéo garanti !)
  • Ne pas bouger de la journée parce qu’on a trop de travail
  • Travailler avec un ordinateur portable sans souris ni clavier déportés
  • Travailler avec 2 écrans qui ne sont pas à la même hauteur
  • Porter des charges lourdes
la bonne posture au bureau pour éviter les TMS

“les bons gestes et les bonnes pratiques, ça ne s’invente pas, ça s’apprend !”

crédit illustrations  Freepik

 

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Décret tertiaire : 3 mois de plus pour saisir vos données de référence

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Décret tertiaire, c'est parti !

Une tolérance est accordée jusqu’au 31 décembre 2022 pour effectuer les premières déclarations.

 

Tous les bâtiments de plus de 1000m2 accueillant des activités tertiaires doivent communiquer leur consommation énergétique d’ici la fin du mois. Les conseils de FabWorkPlace pour respecter cette nouvelle obligation réglementaire liée au décret tertiaire et pour réussir la suite.

par Sarah Huguenot, Workplace Partner chez FabWorkplace

Le délai officiel reste le 30 septembre 2022 mais avec une tolérance au 31 décembre 2022.

Branle-bas de combat dans les services généraux. Les spécialistes de l’environnement de travail n’ont plus que quelques jours pour transmettre des informations à l’ADEME (l’Agence de l’environnement et de la maîtrise de l’énergie) dans le cadre de l’entrée en vigueur du décret tertiaire. Issue de la Loi Elan promulguée en 2018, cette nouvelle réglementation s’applique uniquement, comme son nom l’indique, aux bâtiments exerçant une activité tertiaire.

Les constructions concernées (voir plus bas) devront réduire leur consommation d’énergie de 60% d’ici 2050. C’est une course contre la montre de presque 30 ans qui attend les responsables de services généraux. Et le coup d’envoi sera donné le 30 septembre prochain.  Pour être prêt le jour J et pour vous aider à atteindre vos objectifs, voici un rapide rappel des enjeux du décret tertiaire.

Qui est concerné ?

Le décret tertiaire s’applique aux propriétaires et locataires d’un établissement intégrant des activités tertiaires du secteur public ou du secteur privé.

Toutefois, seuls les bâtiments dépassant une certaine taille sont concernés.

Entrent dans le cadre de cette nouvelle réglementation les bâtiments, parties de bâtiments ou ensemble de bâtiments, dont la surface, ou le cumul de surface allouée aux activités tertiaires, est supérieure ou égale à 1000 mètres carrés (m²). Ces données doivent être disponibles sur les plans du ou des bâtiments.

Quelles sont les obligations liées au décret tertiaire ?

Le décret tertiaire précise les modalités d’application de certaines mesures de la loi Elan. Il impose aux bâtiments dont plus de 1.000 mètres carrés sont consacrés à une activité tertiaire de réduire leur consommation énergétique de 40 % d’ici 2030, 50 % d’ici 2040 et 60 % d’ici 2050.

L’année de référence par rapport à laquelle s’appliquent ces obligations d’économie d’énergie doit être comprise entre les années 2010 et 2019.

Ce choix, qui doit être fait d’ici le 30 septembre, influencera les performances pour les 28 prochaines années. Il doit donc être fait judicieusement.

Quelles sont les obligations à respecter au 30 septembre 2022 ?

Les environnements de travail concernés par le décret tertiaire doivent communiquer à l’ADEME trois informations d’ici à la fin du mois de septembre :

  • les consommations énergétiques réalisées en 2020 et 2021

  • et la consommation d’une année, comprise entre 2010 et 2019, choisie comme année de référence (voir plus bas).

    Ces informations sont disponibles auprès de vos fournisseurs d’énergie.

Quelles sanctions ?

Les retardataires qui n’auraient pas envoyé les informations demandées au 30 septembre s’exposent à une amende de 7.500 euros.

Chaque année, l’administration mettra sur la place publique les noms des récalcitrants qui ne publient pas leurs chiffres sur le principe du « name and shame ».

Les informations devront être communiquée à l’ADEME via la plateforme OPERAT (Observatoire de la Performance Energétique, de la Rénovation et des Actions du Tertiaire – https://operat.ademe.fr/#/public/home).

Une vidéo de démonstration de la plateforme a été mise en ligne par OPERAT ( https://www.dailymotion.com/video/x8bxfi6)

L’envoi de ces informations peut être réalisé par un prestataire extérieur (comme FabWorkPlace par exemple).

Des pistes pour réduire sa consommation d’énergie

Afin d’atteindre les objectifs demandés en matière de réduction de consommation énergétique, les services généraux des bâtiments concernés peuvent s’appuyer sur plusieurs leviers allant de la sensibilisation des occupants (salariés, dirigeants, prestataires, partenaires etc.) à la rénovation énergétique en passant par l’installation d’équipements plus performants, de dispositifs de contrôle ou de panneaux phovoltaïques.  

Autant de développements que FabWorkPlace pourra vous aider à mettre en œuvre !

Vous pouvez commencer par notre charte de la sobriété énergétique !

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Des expositions d’art contemporain dans vos bureaux, c’est possible !

Donner du sens aux bureaux et à la vie en entreprise, c'est possible, en proposant aux salariés et clients des expositions d'art contemporain.
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Des expositions d’art contemporain dans vos bureaux, c'est possible !

Donner du sens aux bureaux et à la vie en entreprise, c’est possible en proposant aux salariés et clients des expositions d’œuvres artistiques contemporaines.

Entretien avec Marc Weiss, cofondateur de SOLIS ART CONSEIL

Donner du sens aux bureaux et à la vie en entreprise, c'est possible, en proposant aux salariés et clients des expositions d'art contemporain.
Marc Weiss, cofondateur de SOLIS ART CONSEIL

Commencez par nous dire qui vous êtes et ce que fait votre entreprise ?

Je vous parlerais volontiers de moi mais Solis Art Conseil, c’est avant tout l’histoire d’une amitié qui est née il y a plus de 20 ans, entre deux passionnés d’art, Christophe Percevault et moi-même, alors que nous travaillions dans le même groupe français leader de l’industrie pharmaceutique.

Amateurs d’art et collectionneurs dans la vie privée, nos préoccupations d’alors, dans la sphère professionnelle où nous occupions des postes à responsabilité en ressources humaines, étaient de permettre le meilleur développement des équipes et des managers au sein d’environnement de travail trop souvent sous tension…négative. 

Déjà, à cette époque, nous pressentions que les nouveaux modes de relations au travail allaient privilégier le beau, l’architecture design et favoriser des échanges moins formels et hiérarchisés : le temps était compté des salles de réunions et des couloirs gris aux murs blancs, sans âme, et standardisés !

Je me rappelle toujours d’une anecdote amusante lors d’un dîner en 2010 qui avait lieu chez mon associé Christophe : les amis présents plaisantaient allègrement sur les œuvres s’amassant dans l’appartement : « tu devrais les louer ! Accroche-les ! C’est dommage de ne pas en faire profiter des espaces qui en auraient bien besoin… ». Ce fut à l’origine de notre aventure entrepreneuriale…

L’idée avait germée…

Nous avons bâti le business modèle à partir de nos collections respectives et enregistré la société en 2012. Depuis, nous avons fait du chemin et créé des centaines d’expositions, avec des thématiques corporate pour décorer les murs des entreprises, cabinets libéraux et institutions.

Ce qui est formidable avec ce modèle de location d’œuvres d’art, c’est qu’il permet de faire circuler les œuvres de notre collection, en apportant  un nouveau regard sur les bureaux/ espaces de travail.

Notre duo s’est enrichi de deux collaboratrices : Jeanne, historienne de l’art et chargée du développement commercial et Pascale, encadreur responsable de notre atelier à Toulouse.

Dans quelles régions ou villes travaillez-vous ? 

Nous travaillons principalement  à Paris et dans la région parisienne ainsi qu’à Toulouse. Ceci s’explique par la localisation de nos stocks d’œuvres : un showroom dans le IXe à Paris et un Atelier-Galerie au cœur de Toulouse. 

Néanmoins, nous sommes réactifs et mobiles en France entière, nous allons justement à Lyon le mois prochain pour visiter les locaux d’une PME qui souhaite faire entrer l’art en entreprise et décorer ses nouveaux locaux de manière différenciante. 

Comment sélectionnez-vous les artistes et les œuvres ?

Notre collection est privée, elle évolue constamment avec aujourd’hui plus de 1700 œuvres sourcées sur le marché de l’art (vente aux enchères et vente d’atelier). 

Datées des années 30 à nos jours, nous construisons grâce à elles un discours artistique et corporate. Ces tableaux et sculptures sont liés à un mouvement ou à une recherche dans l’histoire de l’art, ce qui nous permet de créer des ponts entre le monde de l’art et celui de l’entreprise. 

Notre  manière de fonctionner est unique dans ce marché de location d’œuvre d’art aux entreprises, où nous agissons en véritable partenaire artistique. Nous accompagnons nos clients à choisir les œuvres qui entreront en résonance avec leurs salles de réunions ou leurs couloirs.

Quels types d’entreprises vous sollicitent pour installer des œuvres d’art dans leurs bureaux, que recherchent-elles ?

Notre portefeuille client est d’une grande diversité. 

Au fond, chaque entreprise a envie de travailler son image, de « signer» ses espaces. Quelle surprise de constater par exemple que nous exposons aussi bien dans des entreprises du SBF120 ou du CAC 40, que dans une étude de notaire, chez un coach professionnel, un cabinet de recrutement, d’expert comptable, d’avocats, une société de gestion de fond…Autant de lieux de travail qui,  comme vous pouvez l’imaginer, ont des surfaces de bureaux et des problématiques très variables ! 

Finalement tout patron ou manager a besoin de bureaux élégants et chaleureux, que ce soit à l’occasion de déménagement ou réaménagement de bureaux, pour mieux accueillir ses clients, partenaires et collaborateurs. 

C’est pour l’entreprise une opportunité unique de créer du lien entre un lieu, une équipe et l’histoire que nous racontons avec les œuvres exposées.

Qu’est-ce que les entreprises recherchent principalement ?

Elles cherchent à créer une qualité de vie au sein de leurs espaces de travail, et un lieu agréable dont les salariés sont fiers. Pour répondre à cette tendance de fond du « bien-être » en entreprise, Solis Art Conseil apporte à la fois :

– une prestation globale sur mesure (livraison, installation, accompagnement etc.)

– une décoration qualitative avec un coût maîtrisé,

– le renouvellement (défini par l’entreprise) et l’originalité de nos expositions,

– la possibilité de fédérer les équipes et leur offrir une connaissance artistique.

Ces dernières années, les entreprises aiment de plus en plus organiser des événements thématiques autour des œuvres.

C’est lors de nos expériences respectives en entreprise que mon associé et moi-même avons pu identifier ces besoins. En effet, nous avons vécu de multiples changements managériaux et des déménagements sans réel accompagnement des équipes. Or, s’occuper de l’aménagement des nouveaux espaces, leur donner une nouvelle dimension esthétique, rassurer et créer ensemble de nouveaux repères… c’est cela qui donne du sens aux bureaux et à la vie en entreprise.

Donner du sens aux bureaux et à la vie en entreprise, c'est possible, en proposant aux salariés et clients des expositions d'art contemporain.
Donner du sens aux bureaux et à la vie en entreprise, c'est possible, en proposant aux salariés et clients des expositions d'art contemporain.

Concrètement comment ça se passe quand vous mettez en place un contrat avec une entreprise ?

Nous proposons une offre clé en main sur mesure. Tout d’abord, nous prenons connaissance des locaux, pour des raisons pratiques (dimensions des œuvres à privilégier, choix des zones d’accrochages, volumes et circulation dans les espaces). Puis, la personne ou l’équipe décisionnaire vient choisir les œuvres au sein de notre showroom, pour mieux appréhender les couleurs, les reliefs et les encadrements…

Lorsque le devis est validé, nous livrons les œuvres, et installons l’exposition. Dans certains cas, à la demande du client, nous posons un système d’accrochage discret, un rail qui se confond avec les moulures du plafond, dans lequel nous glissons un fil transparent qui supporte l’œuvre et évite de faire des traces sur le mur.

Enfin, si l’entreprise le souhaite, nous pouvons organiser un vernissage avec un parcours explicatif présentant l’accrochage aux équipes. Lors de ces parcours nous transmettons un message construit sur les valeurs de l’entreprise tout en initiant les équipes à l’art, une technique ou un mouvement artistique.

Donner du sens aux bureaux et à la vie en entreprise, c'est possible, en proposant aux salariés et clients des expositions d'art contemporain.
Salle de réunion - avant
SOLIS ART_Après_BureauDir.JesusRafaelSOTO (002)
Salle de réunion - après / Composition cinétique n°1 de J.R. SOTO

Vous avez aussi une activité d’encadrement à Toulouse, c’est curieux, racontez-nous.

Oui, nous n’aurions jamais imaginé devenir des artisans encadreurs renommés (rires !) Notre encadreur toulousain, partait en retraite en 2018 et nous a proposé de reprendre son fonds de commerce. Aujourd’hui, nous développons cette activité avec sa collaboratrice Pascale et nous avons ainsi pu conserver ce savoir-faire artisanal et continuer de répondre aux besoins de la clientèle de proximité (particuliers, musées, institutions et entreprises de la région occitane).

Ce fut un vrai challenge d’intégrer l’atelier* dans notre business model. Mais la passion l’a emporté !

On ne mesure jamais à quel point le choix d’un encadrement est complexe et important pour valoriser une l’œuvre : la sélection de la baguette, du fond, l’espace entre le sujet et son cadre, la valeur des couleurs…pour concevoir un véritable écrin protecteur qui fait de chaque œuvre une nouvelle création unique.

*https://www.solisartconseilencadrement.com/

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Atelier d'encadrement à Toulouse

Quels sont vos projets pour les mois à venir ?

Nous proposons notre offre dans le cadre des nombreux projets de déménagement et de constructions de bureaux du Grand Paris.

Parallèlement, consolider et développer notre implantation en régions, en particulier en Occitanie. L’atelier d’encadrement  de Toulouse est aussi le lieu d’expositions permanentes et temporaires pour des artistes régionaux et de notre collection.

Un beau projet à venir concerne une autre de nos activités, la gestion de patrimoine artistique d’entreprise. Nous accompagnerons une entreprise cliente qui souhaite inventorier et valoriser son stock d’œuvres, aujourd’hui dispersé. C’est un projet multiforme, pour lequel il faudra peut-être créer des expositions en interne avec leurs œuvres, ou bien à l’extérieur ? Et également les vendre dans les meilleures conditions du marché. Nous serons leur interlocuteur unique pour tout cela : un vrai couteau suisse pour notre client qui recherche, professionnalisme, discrétion et expertise.

C’est passionnant de construire un pont à double sens entre les entreprises et l’art.

Quelle est la question qu’on ne vous pose jamais et à laquelle vous aimeriez répondre ?

« Qu’est ce que vous exposeriez dans votre bureau ? »

Je renouvellerais quelques œuvres dans mon bureau, sur la thématique du cœur. J’aime associer messages et symboles qu’un artiste a voulu transmettre et le cœur me semble  être au centre de toutes les réflexions humaines. Symbole universel de l’amour, c’est un véritable muscle qui rythme notre quotidien pour vivre en entreprise.

Par exemple, j’accrocherais derrière ma table de travail une composition cinétique lumineuse de Jesus Rafaël SOTO, célèbre artiste vénézuélien, et dont un ensemble de carrés de couleurs représentent un immense cœur ! Sur mon bureau, je disposerais bien un élégant cœur en bronze patiné, sculpté par l’artiste César. Enfin, face à moi, une composition de Niki de Saint Phalle, l’Arbre de vie, en forme de cœur, une œuvre marquée par son histoire intime et son imaginaire.

Ce qu’on aime chez SOLIS ART CONSEIL:

L’originalité de la démarche qui permet de rendre l’art contemporain accessible aux salariés.  

Des passionnés d’art qui véhiculent au travers des œuvres choisies les valeurs et la culture de l’entreprise mais aussi de l’énergie positive à ceux qui les regardent.

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Aménagement de bureaux, ce qui change ou va changer en 2020

2020, l'année du changement pour les entreprises qui devront repenser l'aménagement de leurs bureaux pour susciter l'engagement de leurs salariés.
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Aménagement de bureaux, ce qui change ou va changer en 2020

Avec les nouvelles mesures sanitaires et la démocratisation forcée du télétravail, les entreprises vont devoir repenser l’aménagement et la décoration de leurs bureaux pour favoriser le bien-être des collaborateurs et susciter leur engagement.   

Entretien avec Stéphanie Lacour et Anne Czypowski, SLSTUDIO 

2020, l'année du changement pour les entreprises qui devront repenser l'aménagement de leurs bureaux pour susciter l'engagement de leurs salariés.
Espace de travail

Commencez par nous dire qui vous êtes et ce qu’est SLSTUDIO

SLSTUDIO est une agence d’aménagement d’espaces de travail. Nous conseillons, concevons et accompagnons nos clients dans la création et l’aménagement de leurs espaces de travail, d’accueil, de réunion et de détente. Nous créons des lieux singuliers, efficaces et esthétiques.

SLSTUDIO est constitué d’une petite équipe qui a la même vision de ce que doit être le bureau. Les partenaires dont nous nous entourons et liés à chaque projet partagent les mêmes valeurs et les mêmes ambitions que nous.

Nous travaillons de manière très agile et très personnalisée.

Dans quelles régions ou villes travaillez-vous ? 

Nos projets sont principalement en Île-de-France mais nous pouvons travailler partout en province. Notamment en Bretagne puisque notre architecte y vit, ce qui nous permet de pouvoir aussi répondre à des projets sur place.

Depuis le démarrage de l’agence nous travaillons à distance, c’est donc une flexibilité naturelle pour nous.

Qui sont vos clients ? 

Nos clients sont très divers, nous réalisons des projets pour tout type et toute taille de société.

Chaque projet a des problématiques différentes mais avec toujours le même objectif : mettre l’humain et l’identité de nos clients au cœur du projet.

A titre d’exemple sur l’année qui s’est écoulée, nous avons eu des projets pour: des études de notaires, des cabinets d’avocats, plusieurs start up et PME.

Mais aussi une entreprise dans le secteur de la finance, de l’agroalimentaire, un office de tourisme, un établissement public, une société informatique, un promoteur immobilier, un siège social d’une entreprise internationale… des espaces de 150 à 2000 m².

2020, l'année du changement pour les entreprises qui devront repenser l'aménagement de leurs bureaux pour susciter l'engagement de leurs salariés.
Espace lounge
2020, l'année du changement pour les entreprises qui devront repenser l'aménagement de leurs bureaux pour susciter l'engagement de leurs salariés.
Espace de travail

Quels sont les changements que vous voyez déjà ou que vous anticipez dans l’aménagement des bureaux, du fait de la crise sanitaire et économique en cours ?

A cours terme, les sociétés vont devoir s’équiper de solutions de protections pour leurs salariés. Nous voyons notamment grandir l’offre de cloisons de séparation en plexi glass pour entre autres, les espaces d’accueil et les espaces de travail sur les benchs (bureaux multiples).

Toujours à très court terme, i­­l nous paraît aussi évident que les open-spaces vont devoir être ré-adaptés. Le nombre de personnes travaillant dans un seul espace, ouvert, fermé ou semi-fermé, sera très probablement limité dans un avenir proche.

Nous ne pouvons revenir vers le bureau personnel fermé pour chaque collaborateur, car le prix du m² ne le permet pas.

Cependant, les espaces dits ‘zone détente’ ou ‘co-working’ vont certainement être transformés, temporairement, pour devenir des zones dans lesquelles de tous petits comités pourront se réunir. 

Les problèmes à résoudre resteront les circulations, les accès aux lieux de travail (ascenseurs, cages d’escalier) ainsi que les cantines et cafétérias.

Peut-être les entreprises vont-elles mettre en place des plannings de télétravail et de travail sur place en alternative pour leurs collaborateurs ? 

A plus moyen terme et de façon durable la crise sanitaire et économique en cours va, à notre sens, accélérer la mutation déjà engagée dans le télétravail.

Beaucoup de salariés auront découvert le télétravail lors de cette période.

Justement, d’après-vous quel impact va avoir le télétravail sur la vie au bureau ?

Malgré le confinement imposé nous sommes convaincus que certains y ont trouvé des bénéfices notamment en Île-de-France ou dans les grandes villes où les temps de transport sont parfois très longs.

Mais le télétravail a aussi d’autres avantages : concentration, gain d’efficacité, développement personnel.

Le développement massif de toutes les solutions de réunion en ligne va davantage encore aider le développement du télétravail.

L’enjeu pour les entreprises va maintenant être de pouvoir garantir à leurs salariés d’avoir un équipement adéquat à leur domicile.

Cela peut passer, par exemple, par des solutions assez novatrices que les entreprises pourraient mettre à disposition de leurs salariés notamment en matière ergonomique.

Cette évolution vers le télétravail est aussi un enjeu fort pour les entreprises qui vont devoir adapter leurs locaux pour les rendre attractifs, et agréables lorsque leurs salariés sont au bureau.

Avoir des espaces collaboratifs, des espaces de réunion et d’échange, des lieux qui soient des lieux de travail bien sûr mais surtout des lieux de vie professionnelle où les collaborateurs puissent se nourrir des valeurs et de l’ADN de leur entreprise.

Chez SLSTUDIO nous travaillons toujours autour des valeurs et de l’ADN de nos clients et je pense que ces nouveaux espaces dans les entreprises vont être encore plus importants qu’avant la crise.

Comment les entreprises peuvent aider leurs équipes à bien vivre le télétravail ? 

Relation de confiance avant tout, mais aussi sans doute en leur permettant d’avoir des solutions ergonomiques à leur domicile (un bon fauteuil, un bureau quand c’est possible).

Le développement des espaces de co-working en banlieue et en province peut aider certains salariés qui ne peuvent pas travailler chez eux à avoir un bureau ponctuel (à la charge de l’entreprise) proche de leur domicile.

2020, l'année du changement pour les entreprises qui devront repenser l'aménagement de leurs bureaux pour susciter l'engagement de leurs salariés.
Openspace

Comment choisissez-vous vos partenaires sur les chantiers d’aménagement de bureaux ?

Nous avons des critères très clairs : qualité et sérieux, fiabilité et réactivité, et l’aspect humain ! Il est important pour nous d’avoir des partenaires avec qui nous partageons les mêmes valeurs. 

D’où vient le mobilier de bureau que vous installez chez vos clients ? 

Il provient d’Espagne et d’Italie et de bien sur la France pour leur savoir-faire artisanal et leur goût confirmé depuis des années.

De Suède ou du Danemark pour leur historique dans le design scandinave toujours au goût du jour.

Mais aussi, de Pologne ou de Lituanie pour leur travail non seulement du bois, et leur efficacité.

Enfin, de plus en plus, nous essayons de proposer du mobilier de seconde main, du mobilier souvent quasi neuf, parfois design et beaucoup moins cher.

Nous avons développé des partenariats avec des partenaires écoresponsables, c’est un développement qui nous tient à cœur.

Quels sont vos projets pour les mois à venir ? 

Finir les projets en cours, développer notre offre écoresponsable avec le mobilier de seconde main. Mais aussi le recyclage du mobilier de nos clients, et le don aux associations via nos partenaires.

Enfin et surtout convaincre les clients qui ne le sont pas encore, que réaménager leurs locaux peut être un véritable levier d’innovation pour leur entreprise.

Quelle est la question qu’on ne vous pose jamais et à laquelle vous aimeriez répondre ?

Si on vous laissait carte blanche pour un aménagement en vous donnant juste un cahier des charges, accepteriez-vous ? YES, YES, YES

Ce qu’on aime chez SLSTUDIO : 

Des espaces de travail et de détente conçus comme de véritables lieux de vie, au plus près des valeurs de l’entreprise qui favorise l’engagement et le bien être des salariés.

Des meubles made in Europe pour le savoir-faire, la qualité et le design.

Un engagement écoresponsable avec l’utilisation de mobiliers et éléments de décoration de seconde main et le recyclage des anciens meubles.

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Mettre à jour simplement son document unique d’évaluation des risques professionnels – DUERP

les gestes barrières à intégrer au DUERP
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Covid-19, une mise à jour du DUERP* s’impose

*Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels

 

L’employeur, quelle que soit la taille de son entreprise, a l’obligation d’assurer la sécurité et de protéger la santé de ses employés. Cette obligation se matérialise par la mise en œuvre de toutes les mesures de prévention appropriées et nécessaires pour répondre aux risques identifiés auxquels sont exposés les salariés. 

par Adeline Rameau, Workplace Partner chez FabWorkplace

image gestes barrières

C'est le DUERP qui formalise l'étude des risques et les mesures prises par l'employeur pour minimiser les risques.

L’article R. 4121-2 du Code du travail  impose aux employeurs une formalisation de l’étude de risques réalisée et des réponses/plans d’action qui seront mis en oeuvre pour assurer la protection (au sens large du terme) de leurs salariés. Ces éléments doivent être retranscrits dans un document unique d’évaluation des risques professionnels, le DUERP (Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels). 

Mais quelle entreprise aurait pu prévoir la crise sanitaire exceptionnelle et inédite que traverse notre pays aujourd’hui, mettant en danger la santé de tout un chacun et à mal notre économie ? 

Dès lors, puisque le danger lié à la propagation du Covid-19 est avéré et que des mesures gouvernementales ont été prises et imposées notamment aux entreprises, la question a été posée de savoir si les employeurs devaient ou non mettre à jour le DUERP.

Les ministères du Travail et de la Santé le 28 février dernier, dans le cadre d’une publication de questions-réponses, ont répondu par l’affirmative à la nécessité de mettre à jour le DUERP. ( https://travail-emploi.gouv.fr/)

Plus facile à dire qu’à faire quand les deux préoccupations majeures des entreprises françaises sont pour le moment de s’adapter à la situation en trouvant les moyens de s’organiser afin d’assurer la sécurité de leurs employés et la continuité (voir pour certaines la survie) de leurs activités à court et moyen terme.

Ici nous pensons plus particulièrement aux chefs de petites et moyennes entreprises qui n’ont pas à leur disposition les outils et moyens humains pour se mettre en conformité avec les exigences légales.

Voici quelques informations pratiques qui vous éclaireront et rassureront quelque peu

  • Le formalisme : aucun formalisme n’est prévu par la réglementation. Le choix du support est laissé libre à l’employeur pour la rédaction du document unique qui peut donc être sous forme papier et/ou numérique. Pas d’obligation non plus de signature, mentions particulières ou date. Il est cependant conseillé d’indiquer les dates qui permettent de tracer les mises à jour.
  • Pourquoi unique ? pour des raisons de pragmatisme et de cohérence.  Un seul support pour regrouper à la fois les différentes évaluations, analyses des risques et leurs réponses (pour les entreprises ayant plusieurs établissements, il convient néanmoins d’adapter le contenu du document unique à la stratégie de prévention liée aux spécificités des activités de chaque établissement).
  • Les destinataires du document unique : Le document doit être tenu à disposition des salariés, du CSE, de la médecine du travail, de l’inspecteur et/ou du contrôleur du travail, des services de prévention des organismes de Sécurité Sociale et enfin, plus rarement, des organismes professionnels d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail constitués dans les branches d’activités à haut risque.

Pour les entreprises de moins de 11 salariés et celles ne disposant pas d’instances représentatives du personnel, l’employeur doit mettre en place une organisation (choix du support et emplacement de conservation entre autres) permettant à ses employés d’avoir accès facilement au document.

  • Modalités d’élaboration : La responsabilité de la transcription du DUERP incombe au chef d’entreprise même s’il a délégué la réalisation de celui-ci à des personnes qu’il juge compétentes. Il peut également s’appuyer sur son CSE ou sur la médecine du travail ou enfin sur des organismes extérieurs type conseils.
  • Le contenu : le document doit comporter a minima un « inventaire », à savoir l’identification des dangers et risques ainsi que leur analyse c’est-à-dire le résultat de l’étude des conditions d’exposition des travailleurs à ces risques.

Il va de soi que l’employeur peut y ajouter tous les éléments constituant l’évaluation des risques qu’il jugera utiles pour définir les plans d’actions et de prévention à venir.

Votre DUERP peut donc contenir les éléments suivants : l’identification des risques (minimum obligatoire comme vu précédemment), le classement des risques (définition des priorités pour permettre la planification des actions de prévention), des propositions d’actions de prévention.

exemple de tableau d'évaluation des risques pour la DUERP
  • Les mises à jour : a minima une fois par an et à chaque décision  impactant significativement l’aménagement et modifiant les conditions d’hygiène et de sécurité ou les conditions de travail. Une fois l’aménagement réalisé, il faudra  s’assurer de la pertinence de la nouvelle évaluation au regard de la situation réelle et procéder aux ajustements nécessaires le cas échéant.
des exemples de risques pour la DUERP

Concrètement, avec la pandémie de Covid-19, le risque est clairement identifié et les mesures de prévention obligatoires ont déjà été exprimées par le Gouvernement avec par exemple la mise en place des gestes barrière et du télétravail obligatoire à chaque fois que cela est possible.

Les entreprises qui ne peuvent pas mettre en place de télétravail doivent se réorganiser et adapter leurs chaines de production en fonction des recommandations gouvernementales. Il est donc nécessaire, plus particulièrement pour celles-ci, de mettre à jour leur DUERP pour prévenir la mise en danger de leurs salariés.

La mise en œuvre de cette obligation légale pour l’employeur lui permet de prendre toute la mesure des risques encourus par ses salariés et d’agir en conséquence pour les prévenir mais aussi de se protéger en cas de litige. En effet, l’absence de DUERP dans une entreprise, ainsi que de mesures suffisantes de prévention, peut être qualifiée de faute inexcusable, engage la responsabilité de l’employeur en cas d’accident et l’expose au versement de dommages et intérêts.

En tout état de cause « mieux vaut prévenir que guérir ».

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