Comment optimiser les opérations quotidiennes des services généraux en entreprise ?

Ce qu’il faut retenir

• Optimiser les services généraux améliore la productivité et réduit les coûts.
• L’usage d’outils d’automatisation et de nouvelles technologies peuvent grandement faciliter la gestion quotidienne.
• L’externalisation est une option stratégique pour déléguer certaines fonctions tout en se concentrant sur les tâches essentielles de l’entreprise.

Les services généraux englobent l’ensemble des opérations de support permettant le bon fonctionnement d’une entreprise. Ils jouent un rôle fondamental dans la gestion des espaces de travail au quotidien. Bien que souvent dans l’ombre, ces fonctions assurent le bon fonctionnement des activités et la sécurité des employés. Sans avoir de lien avec l’activité première d’une entreprise, elle assure pourtant son efficacité globale.

Optimiser les services généraux permet de réduire les coûts, d’améliorer la productivité et de libérer du temps pour se concentrer sur le cœur de métier de l’entreprise. La mise en place de certaines actions peuvent contribuer à une gestion plus fluide des opérations quotidiennes.

Quels sont les défis quotidiens des services généraux ?

Les services généraux regroupent une variété de tâches complexes. Identifier les inefficacités est la première étape vers une optimisation efficace.

Les tâches récurrentes et points de friction des services généraux

Les services généraux s’occupent des aspects logistiques de l’entreprise, tels que :

• la gestion des bâtiments et leur sécurité,
• la gestion des équipements,
• le ménage,
• certains services aux employés.

Ces tâches variées sont souvent répétitives et consomment du temps, surtout lorsqu’elles sont mal organisées ou manquent d’automatisation.

Les points de friction habituellement rencontrés sont le résultat de problèmes de communication entre les services ou de difficultés à anticiper les besoins des équipes (fournitures, maintenance). La gestion des imprévus, comme les pannes techniques ou les urgences de sécurité, peut également perturber le bon fonctionnement d’une entreprise si les processus ne sont pas suffisamment réactifs.

Les conséquences d’une gestion non optimisée

Une gestion inefficace des services généraux se traduit généralement par :

• Une hausse des coûts opérationnels, avec des budgets dépassés en raison de mauvaises prévisions ou d’achats en urgence.
• Un impact négatif sur la productivité des employés, qui peuvent être affectés par un environnement de travail mal entretenu ou des interruptions fréquentes.
• Un risque pour la sécurité, notamment si les protocoles ne sont pas régulièrement mis à jour ou par manque de formation du personnel.

Comment mettre en place une gestion efficace des services généraux ?

L’optimisation des services généraux de façon durable nécessite la mise en place d’une gestion structurée et efficace. Cela passe par une organisation rigoureuse, l’adoption de technologies adaptées et l’instauration de processus fluides.

Les étapes clés pour la mise en place d’une organisation performante

Une gestion efficace des services généraux repose sur une approche méthodique :

1. L’analyse des processus existants : Pour pouvoir optimiser la gestion des services généraux, il est essentiel de procéder à un état des lieux du fonctionnement actuel. Il s’agit d’identifier les forces et les faiblesses des processus en place. Pour cela, il faut examiner les tâches quotidiennes et périodiques, leur délai d’exécution et les coûts associés. Cette phase permet d’avoir une vue d’ensemble des opérations à gérer (maintenance, gestion des stocks, sécurité, etc.). Vous pouvez y déceler des opportunités d’amélioration.
2. La mise en place d’indicateurs de performance (KPI) : une fois l’analyse effectuée, il est important de définir des objectifs pour suivre l’efficacité des services généraux. Ces KPI peuvent inclure le temps de réponse aux demandes internes, la gestion des coûts, le taux de satisfaction des employés, ou encore le suivi des pannes et des incidents techniques. Ces mesures offrent un suivi précis de l’évolution des performances. Elles permettent également de détecter rapidement les domaines à améliorer.
3. L’amélioration continue : une gestion efficace des services généraux nécessite une démarche d’amélioration continue. Les processus doivent être régulièrement évalués. Cela permet d’ajuster les pratiques en fonction des besoins émergents. L’idée est de toujours chercher à optimiser en fonction des évolutions de l’entreprise.

Des outils de gestion pour automatiser les processus

L’utilisation de technologies adaptées est un outil pour optimiser la gestion quotidienne des services généraux.

• Les logiciels de gestion intégrée (ERP) : ces solutions permettent de centraliser toutes les informations relatives aux services généraux. De la gestion des stocks à la planification des interventions des prestataires de services, les ERP facilitent le suivi des tâches.
• Les applications de maintenance : ces outils sont dédiés à la gestion des équipements et des travaux de maintenance. Ils permettent une gestion proactive et structurée des services de maintenance. Les tendances et les problèmes récurrents peuvent être facilement identifiés.
• Les outils de suivi des coûts : des solutions permettent également de suivre les dépenses en temps réel et de comparer les budgets alloués aux services généraux pour éviter les dérives.

Les logiciels de GMAO (Gestion de Maintenance Assistée par Ordinateur) aide le responsable de maintenance à optimiser l’utilisation des ressources, à réduire les coûts de maintenance et à améliorer la fiabilité des équipements. Le fonctionnement des opérations quotidiennes est plus fluide.

L’optimisation des coûts et des ressources

L’un des principaux objectifs des services généraux est d’améliorer l’efficacité des opérations avec une parfaite maîtrise du budget alloué.

Maîtriser les coûts sans compromettre la bonne gestion des services

Optimiser les coûts, c’est trouver des moyens efficaces d’allouer les ressources tout en préservant, voire en améliorant la qualité des services fournis. Voici quelques stratégies qu’il est possible de mettre en œuvre :

• l’analyse des coûts récurrents : En identifiant les postes budgétaires les plus coûteux, des solutions peuvent être trouvées pour les réduire. Par exemple, la gestion des fournitures peut être optimisée en passant des accords avec des fournisseurs. Les commandes récurrentes de l’entreprise peuvent être automatisées pour éviter les achats en urgence qui sont souvent plus coûteux.
• Négocier des contrats de service : les contrats avec les prestataires de services, comme ceux de la maintenance, du nettoyage ou de la sécurité, peuvent être renégociés. Cela permet de bénéficier de tarifs plus compétitifs. Externaliser certaines missions des services généraux peut aussi être une solution pour réduire les charges fixes.
• La gestion des énergies et ressources : l’optimisation des coûts passe aussi par une meilleure gestion des consommations énergétiques. Installer des systèmes de suivi de la consommation d’énergie et utiliser des équipements plus efficaces (ex. : ampoules LED, systèmes de chauffage intelligents). La formation des employés aux bonnes pratiques peut également permettre de réduire la facture énergétique.

Gérer les ressources humaines et matérielles

Les services généraux doivent également gérer efficacement leurs ressources humaines et matérielles. Cela inclut :

• La planification des équipes : les outils de gestion des plannings permettent d’allouer les bonnes personnes aux bonnes tâches. Cela permet non seulement de gagner en productivité, mais aussi d’améliorer la satisfaction des employés en réduisant les périodes de surcharge.
• l’optimisation des équipements et infrastructures : un suivi rigoureux des équipements, grâce aux outils de gestion de la maintenance, garantit que les infrastructures restent opérationnelles et en bon état. Cette gestion proactive aide à assurer la sécurité des biens et des personnes et à éviter des réparations coûteuses à long terme.

Externaliser la gestion des services généraux : une solution d’optimisation ?

L’externalisation de certains domaines des services généraux peut être une stratégie efficace pour améliorer sa gestion quotidienne. En déléguant ces responsabilités à un prestataire ayant les compétences requises, l’entreprise peut se concentrer sur son cœur de métier.

Bien gérés, les services généraux contribuent à l’optimisation globale de l’entreprise. Les externaliser présente plusieurs bénéfices :

• l’accès à une expertise spécialisée : Un prestataire externe possède une connaissance approfondie des meilleures pratiques. Ils apportent des solutions innovantes et efficaces.
• un gain de flexibilité : l’externalisation permet de moduler les prestations en fonction des besoins de l’entreprise. Les services peuvent être ajustés pour une mission ponctuelle ou à long terme. L’entreprise bénéficie d’une grande agilité face aux évolutions des besoins internes.
• une réduction des coûts fixes : en externalisant certaines fonctions (maintenance, sécurité, nettoyage, etc.), une entreprise peut convertir des coûts fixes en coûts variables. Elle ne paie que pour les services dont elle a besoin. Elle évite ainsi des charges salariales et matérielles élevées.

Impliquer les collaborateurs pour une optimisation des services généraux durable

L’optimisation des services généraux ne peut réussir sans une participation active des collaborateurs de l’entreprise. En les impliquant dans le processus, vous favorisez une meilleure adoption des changements.

L’importance de la collaboration entre les équipes

Les services généraux touchent à de nombreux aspects de l’environnement de travail des employés. Un dialogue régulier doit être mis en place entre les équipes opérationnelles et celles chargées des services généraux. Cela permet de :

• recueillir des feedbacks concrets : les collaborateurs sont souvent les premiers à repérer les problèmes au sein de l’environnement de travail. Ils peuvent ainsi signaler des dysfonctionnements (fournitures, entretien, maintenance) que les services généraux pourront corriger rapidement.
• améliorer la communication : une communication fluide permet de réduire les malentendus et d’améliorer la réactivité des services généraux face aux besoins des collaborateurs. Créer un canal dédié aux retours des employés (plateforme interne, outil de ticketing) aide à centraliser les demandes et à prioriser les actions.

Former et sensibiliser les employés à l’optimisation

Pour que les processus d’optimisation soient efficaces, les employés doivent être formés aux nouvelles pratiques et outils mis en place. En les sensibilisant sur la gestion des ressources (comme l’utilisation économe des fournitures ou des énergies), des économies à long terme peuvent être réalisées.

L’introduction de nouveaux logiciels de gestion ou d’automatisation nécessite également une formation adaptée. Cela permet aux employés d’en tirer le meilleur parti.

Engager les collaborateurs dans le processus d’amélioration continue

L’amélioration continue repose sur la participation active des collaborateurs. En les impliquant directement dans les projets d’optimisation, vous leur donnez un sentiment de responsabilité. Voici quelques actions concrètes pour encourager cet engagement :

• Organiser des groupes de travail : réunir des employés de différents services pour discuter des problématiques des services généraux et proposer des axes d’amélioration.
• Mettre en place un système de suggestions pour encourager les collaborateurs à proposer des solutions d’optimisation via des outils collaboratifs.
• Récompenser les initiatives : valoriser les employés qui contribuent activement à l’amélioration des processus. C’est un moyen efficace de motiver l’ensemble du personnel à s’impliquer davantage.