Comprendre les métiers des services généraux en entreprise
A chaque fois que nous postons une offre d’emploi, nous choisissons des intitulés de postes comme responsable des services généraux, facility manager, building manager ou encore office manager. Les différences sont subtiles entre chacun de ces termes. Selon la taille de l’entreprise, son secteur ou sa culture, les responsabilités peuvent varier. Cette diversité reflète l’importance croissante des métiers de l’environnement de travail. Petite revue des missions des services généraux en entreprise.
Les services généraux : une mission clé au cœur de l'organisation
Les responsables de services généraux jouent un rôle crucial dans les entreprises en assurant que les environnements de travail sont efficaces, sûrs et agréables pour les employés et les visiteurs.
Responsable des services généraux : un rôle central au quotidien
On a peu conscience de ce rôle quand tout va bien. Le responsable des services généraux
prend de la visibilité en cas d’incident, de déménagement / réaménagement, de transformation des bureaux en flex office, ou encore quand il s’agit de rendre l’espace de travail plus confortable et accueillant pour donner envie aux salariés de venir au bureau.
Leurs missions sont souvent très larges : hard facilities (immobilier et bâtiment), soft facilities (services aux occupants) et gestion de parcs (véhicules, téléphones, copieurs, ordinateurs).
Dans le détail, le responsable des services généraux s’occupe donc du suivi des baux, des accès au bâtiment et systèmes de sécurité, des contrôles réglementaires sur le bâtiment, des maintenances et réparations, du chauffage, de la climatisation, de l’électricité, de la plomberie, de la serrurerie, des équipements visio et audio des salles de réunions, des travaux et aménagements de locaux, des déménagements, de l’archivage, du nettoyage, de l’accueil, des espaces de restauration et cafétéria, des courriers et colis et des achats de fournitures et consommables.
On lui confie également souvent une partie des missions d’onboarding et offboarding, ainsi que la gestion des événements internes. La partie « voyages et déplacements » est aussi régulièrement portée par le responsable des services généraux.
C’est énorme et souvent une personne n’y suffit pas ! En fonction de la taille de l’organisation, de ses locaux, du parc de véhicules et du niveau de service interne demandé, l’équipe services généraux sera plus ou moins grande, et inclura des internes ou des prestataires (propreté, accueil, sécurité, entretien technique, factotum) qu’il est chargé de piloter.
Responsable des moyens généraux : une appellation plus industrielle
Le responsable des moyens généraux a exactement les mêmes missions que le responsable des services généraux, c’est un titre qui est plus utilisé dans l’industrie, la logistique et les organisations publiques.
Dans toutes ces fonctions, on établit et on suit son budget « services généraux » ou « facilities », cela va sans dire ! On a rarement le chéquier ouvert, dans la très grande majorité des cas, l’objectif est d’optimiser les dépenses de l’entreprise. 😊
Les métiers liés au facility management
Facility Manager : des compétences techniques et organisationnelles
Selon les entreprises, c’est la traduction anglo-saxonne du titre de « responsable des services généraux » ou la personne chargée des missions de « hard facilities ». Le Facility Manager est donc également une personne aux multiples expertises techniques et aux compétences larges, avec un excellent sens du service, du pragmatisme, de l’apport de solutions et un bon niveau de communication pour aplanir les difficultés du quotidien !
Building manager : un focus sur le bâtiment plus que sur les occupantsr
Le Building Manager est souvent rattaché à l’Asset Manager, le gestionnaire d’actif. Ses missions sont dirigées vers le bâtiment beaucoup plus que vers ses occupants. On le trouve plutôt dans les équipes des propriétaires de bâtiments que chez les locataires.
Le Building Manager se concentre sur la gestion quotidienne d’un bâtiment. Il supervise l’entretien et les réparations. Il s’assure de la conformité des installations avec les normes de sécurité.
Les fonctions transverses dans les entreprises
Office Manager : entre administratif et logistique
L’Office Manager s’occupe de la gestion administrative et logistique d’un bureau. Cela inclut le support aux Ressources Humaines, à la Direction Financière et tous les aspects liés au bureau, aux services généraux, à l’organisation d’événements, etc.
La mission est très large ! Pour que cela tienne dans un emploi du temps à peu près normal, il s’agit souvent de petites structures, qui concentrent en un seul poste une grande partie des services supports. Dans les grandes entreprises, les missions de l’office manager peuvent être focalisées sur l’administratif RH et les services aux occupants.
Chargé des Services Généraux : un rôle opérationnel
Souvent sous la direction d’un responsable des services généraux, le chargé des services généraux s’occupe des tâches opérationnelles liées à la gestion des services généraux : maintenance, commande de fournitures, gestion des badges, gestion du courrier etc. Il partage son temps entre les services aux occupants et le bon fonctionnement ou entretien du bâtiment. C’est grâce à lui qu’il y a toujours du café à la machine à café !
Son rôle est plus opérationnel et moins stratégique que celui d’un responsable des services généraux. En général, il contribue par son expérience à la négociation des contrats ou à l’élaboration des appels d’offres, mais n’est pas responsable de la négociation.
Responsable de l’environnement de travail : une approche centrée sur le bien-être
Derrière ce titre plus moderne, on retrouve les missions classiques des services généraux, enrichies d’une dimension humaine. Le responsable de l’environnement de travail ne se limite pas aux infrastructures : il place l’humain au cœur de ses missions. Son rôle est de créer un cadre de travail agréable qui favorise la productivité des employés. Chaque collaborateur doit pouvoir évoluer dans un bon environnement de travail.
Environnement de bureau lumineux, ergonomie des postes de travail, espaces de détente : autant d’éléments qu’il coordonne. Il fait preuve de créativité afin de créer un climat de travail attractif. Il accompagne également les transformations profondes du monde du travail, comme l’essor du flex office ou l’intégration du télétravail pour un bon équilibre entre vie pro et vie perso.
Au-delà de l’organisation, il contribue à la qualité de vie au travail (QVT). Il favorise la convivialité et le bien-être des équipes. Il incarne une approche centrée sur l’expérience collaborateur et la création d’un environnement propice à l’engagement et à la motivation.
Les métiers spécialisés dans la gestion des flottes
Responsable de flotte automobile : stratégie et pilotage
Quand la flotte auto dépasse plusieurs centaines de véhicules et selon les usages et l’autonomie des conducteurs, il est souvent nécessaire d’avoir un responsable de flotte auto.
Ce responsable gère la flotte de véhicules de l’entreprise. Il s’occupe de l’achat, de l’entretien, de la location, et de la gestion des coûts associés aux véhicules.
En fonction de sa séniorité, il aura en charge la Car Policy, la négociation des achats de véhicules (en LDD location longue durée ou propriété), la stratégie de verdissement ou l’électrification de la flotte, la mise en place des infrastructures de charge, la négociation des assurances, la mise en place des outils de gestion de flotte.
Spécialisé dans la gestion des véhicules, ce rôle est distinct des autres postes qui se concentrent sur les bâtiments et les services généraux. De plus en plus, son poste est élargi à la mobilité au sens large avec les services d’autopartage, les flottes de vélos et solutions associées.
Profil le plus souvent rencontré : une personne qui aime les voitures, a excel pour meilleur ami et qui sait faire preuve de pédagogie et d’un subtil mélange souplesse/fermeté avec les conducteurs.
Gestionnaire de flotte : le relais opérationnel au quotidien
Le gestionnaire de flotte gère également la flotte de véhicules de l’entreprise. Au quotidien, il s’occupe de la relation avec les conducteurs, des remises et restitutions de véhicules, de l’entretien et des réparations, des cartes essence et des cartes de rechargement, des cartes vertes, des badges de parking, des télépéages et des contraventions.
Il n’a pas la responsabilité des négociations avec les loueurs ou de la définition de la car Policy. Selon la taille de la flotte de véhicules, il dépend d’un responsable de la flotte automobile, d’un responsable des services généraux ou directement d’un responsable financier car les budgets en jeu sont souvent très importants !
Comme le responsable de flotte auto, il est familier des voitures et a des compétences excel solides. Les relations avec les conducteurs font partie de son quotidien.
Workplace Partner : un titre moderne et orienté services
C’est notre coquetterie chez FabWorkplace : notre
équipe est composée de « Workplace Partners ». Ils ont tous en commun
leur sens du service et la volonté d’améliorer le quotidien des équipes et
l’environnement de travail 😊. L’anglais fait plus moderne (en ce moment,
ça changera peut-être !) et nous pourrions le traduire par
« partenaire de votre environnement de travail ». Ce terme insiste sur l’accompagnement, le partenariat et l’expérience collaborateur. On ne se limite pas à une simple gestion des installations.
Leurs missions sont variées. En fonction de leur expérience, de leurs compétences et de leur profil, ils travaillent en tant que « responsable « ou « chargé de ». Ils ont quasiment tous une expérience large des métiers de l’environnement de travail décrits ci-dessus : services généraux et flotte automobile.
Nos Workplace Partners sont concernés par le développement durable et nous partageons la Charte de la sobriété énergétique qu’ils ont mise au point pour partager leurs bonnes pratiques au sein de l’équipe et à l’extérieur !