Services généraux, facility management ou office management ?

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Facility manager, building manager, office manager ou responsable des services généraux ?

services généraux - le nettoyage des vitres

A chaque fois que nous postons une offre d’emploi, nous choisissons un de ces termes. Les différences sont subtiles, et les titres dépendent parfois de l’histoire et de l’origine de la société…. Petite revue des missions généralement attribuées à l’un ou l’autre de ces titres.

Responsable des services généraux

Les responsables de services généraux jouent un rôle crucial dans les entreprises en assurant que les environnements de travail sont efficaces, sûrs et agréables pour les employés et les visiteurs.

On a peu conscience de ce rôle quand tout va bien. Il prend de la visibilité en cas d’incident, de déménagement / réaménagement, de transformation des bureaux en flex office, ou encore quand il s’agit de rendre l’espace de travail plus confortable et accueillant pour donner envie aux salariés de venir au bureau.

Leurs missions sont souvent très larges : hard facilities (immobilier et bâtiment), soft facilities (services aux occupants) et gestion de parcs (véhicules, téléphones, copieurs, ordinateurs).

Dans le détail, le responsable des services généraux s’occupe donc du suivi des baux, des accès au bâtiment et systèmes de sécurité, des contrôles réglementaires sur le bâtiment, des maintenances et réparations, du chauffage, de la climatisation, de l’électricité, de la plomberie, de la serrurerie, des équipements visio et audio des salles de réunions, des travaux et aménagements de locaux, des déménagements internes et externes, de l’archivage, de l’hygiène et de la propreté, de l’accueil, des espaces de restauration et cafétéria, des courriers et colis, des achats de fournitures et consommables et des différents parcs cités plus haut : flotte auto, téléphonie, copieurs, ordinateurs.

On lui confie également souvent une partie des missions d’onboarding et offboarding, ainsi que la gestion des événements internes. La partie « voyages et déplacements » est aussi régulièrement portée par le responsable des services généraux.

C’est énorme et souvent une personne n’y suffit pas ! En fonction de la taille de l’organisation, de ses locaux, du parc de véhicules et du niveau de service interne demandé, l’équipe services généraux sera plus ou moins grande, et inclura des internes ou des prestataires (propreté, accueil, sécurité, entretien technique, factotum) qu’il est chargé de piloter.

En fonction des organisations, la sécurité incendie et le DUERP sont gérés par les services généraux ou par le responsable Santé et Sécurité au Travail ou par les Ressources Humaines. Le plus souvent, ces 3 parties collaborent sur les sujets de sécurité.

Responsable des moyens généraux

Le responsable des moyens généraux a exactement les mêmes missions que le responsable des services généraux, c’est un titre qui est plus utilisé dans l’industrie, la logistique et les organisations publiques.

Dans toutes ces fonctions, on établit et on suit son budget « services généraux » ou « facilities », cela va sans dire ! On a rarement le chéquier ouvert, dans la très grande majorité des cas, l’objectif est d’optimiser les dépenses 😊

Facility manager

Selon les entreprises, c’est la traduction anglo-saxonne du titre de « responsable des services généraux » ou la personne en charge des missions de « hard facilities ».

Le Facility Manager est donc également une personne aux multiples expertises techniques et aux compétences larges, avec un excellent sens du service, du pragmatisme, de l’apport de solutions et un bon niveau de communication pour aplanir les difficultés du quotidien !

 

Office Manager

L’Office Manager s’occupe de la gestion administrative et logistique d’un bureau. Cela inclut le support aux Ressources Humaines, à la Direction Financière et tous les aspects liés au bureau, aux services généraux, à l’organisation d’événements, etc.

La mission est très large ! Pour que cela tienne dans un emploi du temps à peu près normal, il s’agit souvent d’entreprises de plus petite taille, qui concentrent en un seul poste une grande partie des services support. Dans une plus grande entreprise, les missions de l’office manager peuvent être focalisées sur l’administratif RH et les services aux occupants.

Building manager

Le Building Manager est souvent rattaché à l’Asset Manager, le gestionnaire d’actif : ses missions sont dirigées vers le bâtiment beaucoup plus que vers ses occupants. On le trouve plutôt dans les équipes des propriétaires de bâtiments que chez les locataires.

 

Le Building Manager se concentre sur la gestion quotidienne d’un bâtiment ou d’un ensemble de bâtiments. Il supervise l’entretien, les réparations, et s’assure de la conformité des installations avec les normes de sécurité.

Chargé des Services Généraux ou Gestionnaire des services généraux

Souvent sous la direction d’un responsable des services généraux, le chargé des services généraux s’occupe des tâches opérationnelles liées à la gestion des services généraux : maintenance, commande de fournitures, gestion des badges, gestion du courrier etc. Il partage son temps entre les services aux occupants et le bon fonctionnement ou entretien du bâtiment. C’est grâce à lui qu’il y a toujours du café à la machine à café !

Son rôle est plus opérationnel et moins stratégique que celui d’un responsable des services généraux. En général, il contribue par son expérience à la négociation des contrats ou à l’élaboration des appels d’offres, mais n’est pas en responsabilité de la négociation.

services généraux - accueil

Responsable de flotte auto

Quand la flotte auto dépasse plusieurs centaines de véhicules et selon les usages et l’autonomie des conducteurs, il est souvent nécessaire d’avoir un responsable de flotte auto.

Ce responsable gère la flotte de véhicules de l’entreprise. Il s’occupe de l’achat, de l’entretien, de la location, et de la gestion des coûts associés aux véhicules.

En fonction de sa séniorité, il aura en charge la Car Policy, la négociation des achats de véhicules (en LDD location longue durée ou propriété), la stratégie de verdissement ou l’électrification de la flotte, la mise en place des infrastructures de charge, la négociation des assurances, la mise en place des outils de gestion de flotte.

Spécialisé dans la gestion des véhicules, ce rôle est distinct des autres postes qui se concentrent sur les bâtiments et les services généraux. De plus en plus, son poste est élargi à la mobilité au sens large avec les services d’autopartage, les flottes de vélos et solutions associées.

Profil le plus souvent rencontré : une personne qui aime les voitures, a excel pour meilleur ami et qui sait faire preuve de pédagogie et d’un subtil mélange souplesse/fermeté avec les conducteurs.

Gestionnaire de flotte

Le gestionnaire de flotte gère également la flotte de véhicules de l’entreprise. Au quotidien, il s’occupe de la relation avec les conducteurs, des remises et restitutions de véhicules, de l’entretien et des réparations, des cartes essence et cartes de rechargement, des cartes vertes, des badges de parking, des télépéages et des contraventions.

Il n’a pas la responsabilité des négociations avec les loueurs ou de la définition de la car Policy. Selon la taille de la flotte de véhicules, il dépend d’un responsable de la flotte automobile, d’un responsable des services généraux ou directement d’un responsable financier car les budgets en jeu sont souvent très importants !

Comme le responsable de flotte auto, il est familier des voitures et d’excel et les relations avec les conducteurs font partie de son quotidien.

services généraux salle de réunion

Responsable de l’environnement de travail

Nous aimons bien ce titre et cette façon de voir le métier : choyer l’environnement de travail ! Les missions sont exactement les mêmes que celles du responsable des services généraux, elles sont larges et peuvent aussi englober la gestion de la mobilité.

Cette façon de nommer le poste montre soit une attention particulière au bien-être des employés et à l’amélioration de leur expérience de travail, soit l’écoute du marché sur la modernisation des titres 😊

Workplace Partner

C’est notre coquetterie chez FabWorkplace : notre équipe est composée de « Workplace Partners ». Ils ont tous en commun leur sens du service et la volonté d’améliorer le quotidien des équipes et l’environnement de travail 😊. L’anglais fait plus moderne (en ce moment, ça changera peut-être !) et nous pourrions le traduire par « partenaire de votre environnement de travail ».

Leurs missions sont variées, en fonction de leur expérience et de leur profil, ils travaillent en tant que « responsable «  ou « chargé de ». Ils ont quasiment tous une expérience large des métiers de l’environnement de travail décrits ci-dessus :  services généraux et flotte automobile.

Nos Workplace Partners sont concernés par le développement durable et nous partageons la Charte de la sobriété énergétique qu’ils ont mise au point pour partager leurs bonnes pratiques au sein de l’équipe et à l’extérieur !